Indice della guida
- In sintesi
- Cosa automatizzare e cosa lasciare alla persona
- Le regole di WhatsApp Business da conoscere
- Quattro flussi base di automazioni WhatsApp e mail
- Come costruiamo i flussi su GoHighLevel
- Automazioni WhatsApp e mail
- Esercizio
- Checklist delle automazioni WhatsApp e mail
- Automazioni WhatsApp e AI
- Domande frequenti
- La tua prossima mossa
Le automazioni WhatsApp e mail servono a una cosa semplice: fare in modo che nessun contatto resti senza risposta. Chi compila un modulo riceve subito una conferma, chi ha un appuntamento riceve un promemoria, chi non risponde riceve un messaggio nei giorni dopo, chi ha scaricato un contenuto riceve il passo successivo. WhatsApp in particolare è il canale che le persone leggono di più, e proprio per questo va usato con attenzione: un messaggio utile al momento giusto aiuta, uno insistente fa perdere il cliente. In questa guida vediamo cosa automatizzare e cosa lasciare alla persona, le regole di WhatsApp Business, quattro flussi base e come li costruiamo su GoHighLevel.
In questa guida impari
- quali messaggi conviene automatizzare e quali devono restare personali;
- le regole di WhatsApp Business: app e piattaforma, finestra di 24 ore, modelli, consenso;
- quattro flussi base da attivare, con i testi da adattare e un esempio su GoHighLevel.
In sintesi: le automazioni WhatsApp e mail in cinque punti
Cosa automatizzare e cosa lasciare alla persona
| Automatizza | Lascia alla persona |
|---|---|
| La conferma che la richiesta è arrivata, con il nome di chi richiamerà | La prima conversazione per capire il problema |
| I promemoria degli appuntamenti | Le risposte a domande su prezzi, tempi, casi particolari |
| La consegna di guide, corsi e materiali | Le trattative e le obiezioni |
| I messaggi dopo una chiamata senza risposta | I reclami e i clienti scontenti |
| I contenuti utili nei giorni successivi, per chi non è pronto | Le comunicazioni delicate, anche se ripetitive |
Cosa insegna: l’automazione toglie a una persona il compito di ricordare; non deve toglierle il compito di ascoltare.
Le regole di WhatsApp Business da conoscere
WhatsApp ha due versioni per le aziende, con regole diverse. Questi sono i punti principali; Meta aggiorna spesso regole e prezzi, quindi vanno verificati sulla documentazione ufficiale.
| App WhatsApp Business | Piattaforma WhatsApp Business (API) | |
|---|---|---|
| Per chi | Piccole attività con pochi messaggi | Aziende che vogliono automatizzare e collegare il CRM |
| Come si usa | App sul telefono o sul computer | Tramite un fornitore o un CRM collegato |
| Automazioni | Messaggio di benvenuto, di assenza, risposte rapide, etichette | Flussi completi collegati a moduli, calendario e CRM |
| Più persone sullo stesso numero | Limitato | Sì |
| Costi | Gratuita | Si pagano i messaggi secondo le tariffe di Meta e il fornitore |
- Consenso. Prima di scrivere su WhatsApp a un contatto serve il suo consenso a ricevere messaggi su quel canale, per esempio con una casella nel modulo.
- Finestra di 24 ore. Quando una persona ti scrive, si apre una finestra di 24 ore in cui puoi rispondere liberamente. Fuori da questa finestra, con la piattaforma, puoi scrivere solo con modelli di messaggio approvati da Meta.
- Modelli di messaggio. Sono testi predefiniti, con spazi per nome e dettagli, divisi in categorie (per esempio servizio e marketing) con tariffe diverse.
- Qualità del numero. Se molte persone bloccano o segnalano i tuoi messaggi, Meta può limitare il numero. Un motivo in più per scrivere solo a chi lo ha chiesto.
Quattro flussi base di automazioni WhatsApp e mail
Sono i flussi da cui conviene partire. Ognuno ha un evento che lo fa partire, pochi messaggi e una regola per fermarsi.
Nuovo contatto: conferma immediata
Parte quando qualcuno compila un modulo. Cosa succede: entro un minuto un WhatsApp e una mail di conferma, con il nome di chi richiamerà e quando; un avviso a chi deve chiamare. Si ferma quando il contatto viene raggiunto.
Esempio di testo: “Ciao [nome], abbiamo ricevuto la tua richiesta su [argomento]. [Nome del collega] ti chiama entro oggi dal numero [numero]. Se preferisci un orario, rispondi qui.”
Appuntamento: conferma e promemoria
Parte quando viene fissato un appuntamento in calendario. Cosa succede: conferma subito, promemoria il giorno prima e un’ora prima, con indirizzo o link e la possibilità di spostare. Si ferma se l’appuntamento viene cancellato o spostato.
Esempio: “Ciao [nome], ti ricordiamo l’appuntamento di domani alle [ora] in [luogo]. Se hai un imprevisto, rispondi a questo messaggio e troviamo un’altra data.”
Nessuna risposta: sequenza gentile
Parte quando una chiamata non ha risposta. Cosa succede: un WhatsApp subito dopo la chiamata; dopo due giorni una mail con un contenuto utile; dopo quattro giorni un messaggio di chiusura che lascia la porta aperta. Si ferma appena la persona risponde.
Esempio di chiusura: “Ciao [nome], ho provato a sentirti qualche volta per [argomento]. Non insisto e chiudo la richiesta: se vuoi riprenderla, basta rispondere qui.”
Contenuto scaricato: consegna e passo successivo
Parte quando qualcuno scarica una guida o si iscrive a un corso. Cosa succede: consegna immediata, poi nei giorni successivi due o tre messaggi che aiutano a usare il contenuto e propongono il passo successivo, per esempio una consulenza. Si ferma quando la persona prenota o chiede di non ricevere altro.
Come costruiamo i flussi su GoHighLevel
Nei progetti in cui gestiamo anche il CRM usiamo spesso GoHighLevel, che mette insieme contatti, calendario, mail, WhatsApp e automazioni. Un flusso, che lì si chiama workflow, si costruisce con tre elementi: un evento che lo fa partire (modulo inviato, appuntamento fissato, etichetta aggiunta), una serie di azioni (manda WhatsApp, manda mail, crea un’attività, aspetta) e delle condizioni (se ha risposto, se ha prenotato, se è in una certa fase).
| Elemento | Esempio nel flusso “nuovo contatto” |
|---|---|
| Evento | Modulo “richiesta preventivo” inviato |
| Azione | Crea o aggiorna il contatto con la provenienza |
| Azione | Manda WhatsApp e mail di conferma |
| Azione | Crea un’attività “chiamare entro 2 ore” per il commerciale |
| Condizione | Se dopo 2 ore l’attività non è completata, avvisa il responsabile |
| Condizione | Se il contatto risponde, ferma il flusso |
Lo stesso schema si costruisce in altri CRM o con strumenti come Make o Zapier; cambiano i nomi, non la logica.
Il flusso del nostro corso Oltre il Passaparola
Il nostro corso gratuito Oltre il Passaparola ha un flusso automatico su GoHighLevel: chi si iscrive riceve subito l’accesso al corso e all’eserciziario, e il flusso prosegue con i messaggi dei giorni successivi. È il flusso numero 4 di questa guida applicato a noi stessi: la consegna è immediata, il seguito è graduale, e quando una persona risponde o prenota, la conversazione passa a una persona dello studio.
Cosa insegna: un flusso ben fatto lavora quando nessuno è in ufficio, e si fa da parte quando la persona dall’altra parte vuole parlare con qualcuno.
Per impostare flussi simili nella tua azienda trovi la pagina consulenza GoHighLevel.
Automazioni WhatsApp e mail: sei errori frequenti
- Scrivere senza consenso. Porta segnalazioni, blocchi e problemi con la privacy.
- Messaggi lunghi su WhatsApp. Sono letti male. Su WhatsApp tre righe, i contenuti lunghi via mail.
- Nessuna regola per fermarsi. I messaggi automatici continuano anche dopo la risposta.
- Messaggi impersonali. Senza nome, argomento e persona di riferimento sembrano spam.
- Troppi messaggi. Ogni messaggio deve portare qualcosa di utile.
- Flussi non controllati. Un modulo cambiato o un collegamento rotto fermano tutto in silenzio.
Esercizio: scrivi i quattro messaggi
Un esercizio da mezz’ora per avere pronti i testi dei quattro flussi.
- Scrivi la conferma per un nuovo contatto: nome, argomento, chi richiama e quando.
- Scrivi il promemoria dell’appuntamento: data, ora, luogo, come spostare.
- Scrivi il messaggio di chiusura per chi non risponde: gentile, senza pressione, con la porta aperta.
- Scrivi la consegna del tuo contenuto gratuito e il primo messaggio dei giorni successivi.
Leggili ad alta voce: se suonano come qualcosa che scriveresti a mano a un cliente, sono pronti. Se suonano come un modulo, accorciali e rendili più personali.
Checklist delle automazioni WhatsApp e mail
Spunta le voci prima di attivare i flussi. Le caselle restano salvate su questo dispositivo e non viene inviato nulla.
Automazioni WhatsApp e AI: due richieste
L’AI aiuta a scrivere e rendere più naturali i testi dei flussi.
“Ho un’attività di [servizio]. Scrivi i testi per quattro flussi: conferma di un nuovo contatto, promemoria di appuntamento, chiusura per chi non risponde, consegna di [contenuto gratuito]. Per WhatsApp massimo tre righe, tono cordiale e diretto, con spazi per [nome], [argomento], [data]. Niente promesse e niente pressione.”
“Questi sono i messaggi automatici che mandiamo: [testi]. Dimmi quali sembrano impersonali o insistenti e proponi una versione più naturale, mantenendo le informazioni. Segnala anche dove manca un modo semplice per non ricevere altri messaggi.”
Per il processo completo dopo il contatto c’è la guida alla gestione lead; per i testi delle chiamate, quella su come gestire i lead.
Domande frequenti
Cosa si può automatizzare su WhatsApp?
Conferme di richiesta, promemoria di appuntamenti, consegna di materiali, messaggi dopo chiamate senza risposta e contenuti utili nei giorni successivi. Le conversazioni, le trattative e i casi delicati restano a una persona.
Che differenza c’è tra app e piattaforma WhatsApp Business?
L’app è gratuita e adatta a piccole attività, con automazioni semplici. La piattaforma si usa tramite un fornitore o un CRM, permette flussi completi, più operatori sullo stesso numero e prevede costi per i messaggi.
Serve il consenso per scrivere su WhatsApp?
Sì. Prima di scrivere a un contatto serve il suo consenso a ricevere messaggi su quel canale, raccolto per esempio nel modulo, e la possibilità di smettere di riceverli in modo semplice.
Cos’è la finestra di 24 ore di WhatsApp?
Quando una persona scrive all’azienda, per 24 ore l’azienda può rispondere liberamente. Fuori da questa finestra, con la piattaforma, si possono inviare solo modelli di messaggio approvati da Meta.
Quali automazioni attivare per prime?
La conferma immediata per i nuovi contatti e i promemoria degli appuntamenti: sono le più semplici, con un beneficio visibile e un rischio basso. Poi la sequenza per chi non risponde.
Si possono fare queste automazioni con GoHighLevel?
Sì, con i workflow, che partono da un evento come un modulo inviato, eseguono azioni come l’invio di WhatsApp e mail e usano condizioni per fermarsi quando la persona risponde.
La tua prossima mossa
Tre azioni per non lasciare più nessun contatto senza risposta.
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Se vuoi costruire i flussi con noi, ne parliamo in una consulenza.
Consulente di web marketing, divulgatrice e docente universitaria. Da oltre dieci anni aiuto le aziende a portare il loro know-how online con un metodo chiaro, e oggi guido la strategia di uno studio di specialisti senior.