Come portare online la tua azienda

Il bello del mio territorio è che la maggior parte delle aziende raccontano la storia delle generazioni passate. Il nonno falegname ha costruito da zero un cantiere nautico, il figlio è cresciuto tra vetroresina ed acqua dolce e conosce tutti i segreti del suo mestiere. Ora è il nipote che deve scegliere se continuare questa tradizione o percorrere la sua strada.

Molte di queste aziende hanno fatto la fortuna dell’Italia dei decenni passati, grazie alla voglia di innovare e la passione per il proprio lavoro. L’innesto continuo delle nuove generazioni favorisce il fiorire di nuove idee, sogni e tecnologie moderne.

Questa è la storia dell’Italia che funziona, ma spesso gli imprenditori si sentono lasciati soli e, nonostante i tantissimi sforzi che fanno per restare un’eccellenza, non hanno una linea guida da seguire per innovare nel modo corretto.

Uno degli strumenti che più ha aiutato l’economia negli ultimi anni, ovviamente se usato bene, è internet.
Essendo io una quasi-nativa digitale, questo è il mio mondo e spesso ho la fortuna di poter dare consigli ad imprenditori con molta esperienza nel loro settore. L’incontro tra l’esperienza e la mia professionalità è l’arma giusta per un progetto vincente.

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Per questo ho voluto descrivere il mio metodo per la “digitalizzazione” di una piccola impresa italiana.

1. Obiettivi

Molte aziende sono già online, ma non ne vedono i benefici. Il 90% delle volte è perché il progetto non è stato costruito con delle fondamenta solide. La prima domanda che ci si deve porre è “che obiettivi voglio raggiungere con internet per la mia azienda?

Di seguito gli esempi più comuni:

  • Aumentare la Brand Awareness, cioè la notorietà della tua marca
  • Aumentare i contatti
  • Testare ed analizzare quanto piacciono i prodotti
  • Vendere online
  • Vendere all’estero o al di fuori del territorio
  • Migliorare la produttività interna

Come hai visto non stiamo parlando solo di comunicazione, ma anche di produttività aziendale. Questo vuol dire che il cambiamento che si attua va a modificare le dinamiche interne del flusso lavorativo.

2. Strategia

Per raggiungere questi obiettivi c’è bisogno di una strategia, cioè il modo in cui raggiungo la finalità.
Ovviamente questa è diversa a seconda dell’intento finale.
Se per esempio l’obiettivo è quello di ampliare il mercato verso un territorio estero, è necessario tradurre la propria comunicazione in un’altra lingua e cercare un agente sul territorio.
Se l’obiettivo è vendere online, si inizia un processo che ha l’obiettivo di costruire un e-commerce.

Mentre si studia la strategia, già si iniziano ad individuare i primi strumenti (es. sito, e-commerce, CRM, ecc)

3. Risorse e persone

Per far si che la strategia studiata possa funzionare è necessario individuare le mansioni ed i ruoli. Ogni pezzetto di strategia deve essere assegnato a qualcuno. Si può decidere di assegnare il lavoro al personale interno, in questo caso dovrebbe essere formato con corsi specifici, oppure a professionisti esterni.

4. Budget e timing

Nella maggior parte dei casi, questa piccola rivoluzione interna avviene in contemporanea ai flussi normali di lavoro; per questo è decisivo assegnare un timing al lavoro, in modo che non diventi “l’ultima cosa che faccio, quando non ho niente da fare”.
Una buona idea può essere quella di dividere per step il lavoro, dare un tempo e riunirsi per vederne i frutti.

L’imprenditore deve anche essere in grado di stimare un budget per questa operazione, così da non intraprendere un progetto che non si può permettere. Se proprio non si ha idea dei costi che si andranno a sostenere, meglio chiedere ad un consulente.
Mai partire senza un budget!

A questo punto è molto utile stilare un documento con i primi 4 punti ed iniziare a condividerlo con tutti gli interessati al progetto.
Ogni persona dovrà essere informata e motivata per poter raggiungere al meglio l’obiettivo.

5. Parametri di analisi

Stabilito l’obiettivo, ora è necessario fissare dei parametri con i quali si possono analizzare i risultati. Questo velocizza il lavoro e lo rende più scientifico.

Alcuni esempi di parametri:

  • Visite al sito -> se si vuol fare crescere la reputazione
  • Numero di mail ricevute dal sito -> se l’obiettivo è creare una lista di possibili clienti
  • Fatturato mensile -> se si vende online
  • Contatti all’estero -> se si è intrapreso un processo di internazionalizzazione

 

6. Analizza e correggi

Non essendoci dei parametri fissi per i tuoi obiettivi, dovrai costruirli da te. Per fare questo è necessario analizzare i primi 2 o 3 mesi di lavoro, per poi andare ad analizzare i singoli processi e cercare di migliorarli attraverso dei test.


Quali strumenti utilizzare?

Prima ti ho parlato di strumenti per portare online la tua azienda, ora vediamo i più utilizzati divisi per obiettivo:

Comunicazione interna

Mail e Chat sono strumenti indispensabili per organizzare il flusso di lavoro. Ogni lavoratore dovrebbe avere una mail così strutturata: nome.cognome@nomeazienda.it. In aziende piccole divise in reparti, spesso usano una mail per postazione, per esempio amministrazione@nomeazienda.it. Ovviamente, più il rapporto personale con il cliente diventa importante, migliore sarà la scelta del primo caso.
È fondamentale che le mail vengano utilizzate e lette più volte durante il giorno. Per questo può essere utile collegare la mail allo smartphone, così da ricevere una notifica in tempo reale.
La potenza della mail sta anche nel suo storico: ciò che viene spedito rimane, nel bene e nel male.
Per questo le decisioni importanti è meglio che siano confermate da una mail, anche se precedute da una telefonata.
In ultimo, non scordare di mettere in copia le persone giuste e di rispondere a tutti se necessario.

Gestione del flusso di lavoro

Questo passaggio può essere saltato dalle aziende che hanno già un CRM interno.
Per chi non sapesse cos’è, si tratta di un Customer Relationship Management, utile per la gestione dei clienti e del flusso di lavoro. In un unico posto si ha accesso a tutti i dati del cliente, allo storico del lavoro e alla situazione riassuntiva.

Questi sistemi sono usati nelle grandi aziende, ma spesso sono un investimento troppo impegnativo. Per iniziare ci sono strumenti validi che possono aiutarti nella gestione. La loro caratteristica principale è di essere online e quindi consultabili da tutti i tuoi collaboratori ed in ogni luogo (PC, tablet, iPhone).

Google Calendar: un calendario condiviso nel quale puoi fissare i tuoi appuntamenti ed impegni. Ogni calendario può essere visibile a tutti, privato o vedere solo che sei occupato. Questo permette di fissare appuntamenti con facilità ed evitare sovrapposizioni.
Trello: strumento utile per chi lavora su progetti diversi e in team. Questa applicazione ti permette di creare “board” e “cards” per organizzare il flusso, il ruolo e le scadenze. Ogni componente del gruppo di lavoro ha sempre sotto controllo l’intero panorama del progetto.
Google Docs: conosci il pacchetto Office? Word, Excel, Power Point? Questo strumento di Google ti permette di fare le stesse cose, ma è gratuito ed online, così tutti i tuoi collaboratori possono vedere i documenti e modificarli.
Anche in questo caso per ogni cartella potrai dare diversi permessi: lo vedo solo io, lo vedo io e questi nominativi, lo vedono tutti.
strumenti

Comunicazione Esterna

Qui andiamo sul territorio che più mi piace e nel quale ci si può sbizzarrire. In questo caso ti elencherò gli strumenti senza specificare il loro utilizzo, per ognuno di questi ci sarà un post di approfondimento.

  • Sito Web
  • Social Media (Facebook, Instagram, Linkedin, Pinterest, Twitter, ecc)
  • Mail Marketing
  • Blog
  • AdWords
  • Redazionali

 

Vendita e conversione

Questo è il passaggio che più fa integrare la comunicazione alla strategia aziendale. Quando parliamo di eCommerce, Sito Web e Mail Marketing per la conversione (da utente a cliente), la differenza tra comunicazione e business si fa molto piccola. Qui la strategia diventa imprescindibile, prima di iniziare il progetto tutto il modello deve essere ben chiaro e diventerà la base per la struttura degli strumenti.

Distribuzione materiale

Spesso in molte professioni è necessario spedire del materiale al cliente o agli agenti. Per velocizzare il processo è utile prevedere un’area dove ognuno possa scaricare in autonomia i file, soprattutto se questi non devono essere personalizzati.
In linea generale è consigliabile mettere a disposizione in modo palese più materiale possibile, posizionandolo all’interno del sito accessibile a tutti.
In caso si trattasse di materiale interno o privato, come per esempio un listino prezzi, esso può essere inserito in un area riservata del sito oppure utilizzare strumenti gratuiti come Dropbox o Google Drive.
Per il trasferimento di file pesanti (fino a 2GB), consiglio wetransfer.


In questo post ti ho spiegato il mio metodo per la “digitalizzazione” di una piccola impresa italiana e ti ho segnalato alcuni strumenti indispensabili per una facile messa in pratica.

Qui puoi trovare la mappa mentale che riassume il metodo, scaricala e personalizzala per la tua azienda.

Se hai altri consigli utili per la “digitalizzazione” di una piccola impresa italiana scrivi qui sotto il tuo commento.

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